Care & Compliance Management System

Sektorenübergreifende Patientenbetreuung und Versorgungssteuerung

Das HerzNetzCenter Köln (HNC) suchte 2011 eine Care & Compliance Management Software (CCMS), um seine erfolgreiche Philosophie, eine die konventionellen Strukturen ergänzende Koordinations- und Unterstützungsplattform darzustellen, weiter umzusetzen. Eckpfeiler dieser Strategie und Umsetzung sind dabei Patientennähe, Individualisierung, Regionalität, Transparenz, Zukunftsfähigkeit und Qualität. Mit der Software müssen Patienten mit unterschiedlichen Krankheitsbildern in verschiedenen Modellen geführt werden können. Außerdem sollen damit die Daten von Patienten, Kliniken, Fachärzten, Hausärzten, betreuenden Schwestern und dem Medical Service Center zentral verwaltet sowie die Betreuung der Patienten zentral überwacht und gesteuert werden.

Das HerzNetzKöln²
Das HerzNetzKöln² ist ein vom HNC seit 2007 betriebenes sektorenübergreifendes Versorgungsmodell. Zentraler Ansatz des Herz-NetzKöln² ist es, die Versorgungssituation von Patient(inn)en mit Herzinsuffizienz durch ein strukturiertes Behandlungskonzept, unter Einbeziehung aller Versorgungsebenen, zu verbessern. In diesem Rahmen verfolgt das HerzNetzKöln² folgende Ziele:

• Verbesserung der Morbidität, Lebensqualität und Prognose
• Leitlinienadäquate Versorgung
• Favorisierung der ambulanten Versorgungsebene
• Schnittstellenoptimierung und Ausschöpfung von Synergie-optionen durch standardisierte Versorgungspfade
• Einbindung des Patienten als Co-Therapeuten
• Besondere Berücksichtigung psychosozialer und sozialmedi-zinischer Aspekte
• Steigerung der Patientenzufriedenheit
• Effiziente Ressourcennutzung

Das HerzNetzCenter (HNC) fungiert im HerzNetzKöln² als Koordinations-, Informations- und Servicezentrum , das in Ergänzung der konventionellen Versorgungsebenen, die Betreuung der Patienten strukturiert und als Qualitätssicherungszentrale dient.

1.750 Patienten werden aktuell im Modell geführt
Zurzeit werden deutlich mehr als 1.500 Patient(inn)en mit Herzinsuffizienz in dem zunächst bewusst auf Köln beschränkten Modell betreut und geführt. Gleichzeitig sind mit über 400 Praxen nahezu alle Kölner Hausärzte und Kardiologen in dem Modell engagiert. Ziel ist es, eine effizient organisierte und bedarfsgerechte, auf den einzelnen Patienten zugeschnittene Betreuung und Versorgung zu gewährleisten. Dazu müssen alle Dienstleistungen, Diagnosen, Selbstdiagnosen und Besuchsberichte zentral gesammelt und ausgewertet werden. Darüber hinaus ist es unverzichtbar, alle am Modell beteiligten Institutionen transparent zu informieren, deren Aktivitäten zu koordinieren sowie die Qualität der Betreuung zu erfassen und sicherzustellen.

„Nur durch die Schaffung eines zentralen und dabei schlanken Case Management Systems konnten wir diese enorm vielschichtige und anspruchsvolle Aufgabe lösen.“ so Prof. Dr. Höpp, Stellvertretender Direktor der Klinik III des Herzzentrums der Uniklinik Köln. Dabei mussten unter strikter Einhaltung der Datenschutzregularien folgende zentralen Anforderungen gelöst werden:

• Zentrale Stammdatenverwaltung von Klinik, Facharzt und Hausarzt.
• Zentrale Verwaltung der diagnostischen und therapeuti-schen Prozessdaten.
• Nahtlose Einbindung der verschiedenen KIS- und EPA-Systeme.
• Automatisierte Kommunikation mit den Ärzten.
• „Flexible mobile Kommunikation und Datenerfassung beim Patienten sowie bei den Mitarbeitern des Patientenservices, als auch des Modellservices.

Sechs Monate intensive Planung
„Um diese CCMS mit den zugrundeliegenden Ideen und anspruchsvollen Herausforderungen in einer Software umzusetzen, haben wir in der Firma Ontaris GmbH & Co. KG aus Wuppertal einen schlagkräftigen, flexiblen und innovativen Partner gefunden, der schon seit mehreren Jahren im Bereich Patientenmonitoring tätig ist.“, so Prof. Dr. Höpp. „Für uns war es wichtig, einen Softwareentwicklungspartner zu finden, der unsere Ziele versteht und die Lösung aktiv, in enger Kooperation mit uns, auf den Punkt gebracht umsetzt.“

Sechs Monate intensiver gemeinsamer Planung waren nötig, bevor überhaupt eine Zeile Code geschrieben wurde. Durch die Vielzahl der beteiligten Interessensgruppen (Krankenhäuser, Fachärzte, Hausärzte, betreuende Schwestern, Patienten) musste zunächst einmal ermittelt werden, welche Patienten- bzw. diagnostischen Daten an welcher Stelle im Prozess, von welcher Partei, wie und zu welchem Zeitpunkt erfasst werden. Daraus musste dann ein gemeinsames Extrakt gebildet werden, welches durch das CCMS zur Verfügung gestellt wird.

„Die kniffligste Aufgabe in diesem Projekt war es, genau die Daten zu ermitteln, die minimal und damit gleichzeitig maximal benötigt werden.“, erläutert Martin Schüßler, Geschäftsführer der Ontaris. „Auch die homogene Anbindung der unterschiedlichsten KIS- und Praxisverwaltungs (PV)-Systeme als Datenlieferanten stellte eine nicht unerhebliche Anforderung dar.“

Die CCMS™
In der CCMS werden alle für die sektorenübergreifende Führung des Patienten im Modell, nötigen Informationen zentral gespeichert und automatisch ausgewertet. Dies sind neben den Patientendaten sowie dem betreuenden Haus- und Facharzt vor allem die Ergebnisse der regelmäßig durch das Modell initiierten Untersuchungen. Hieraus leiten sich dann ggf. wieder Aufgaben ab, die entsprechend automatisch an die zuständige Institution (Hausarzt, Facharzt oder HNK²-Schwester) weitergeleitet werden und deren erfolgreiche Abarbeitung im CCMS nachverfolgt und dokumentiert wird.

„Ein sehr wichtiger Baustein der CCMS und unser tägliches Werkzeug ist die Dokumentation der Telefonate, die wir mit den Patienten führen.“, so Elisabeth Kohnen, leitende HerzNetzSchwester vom Patientenservice des HNK². „Dort werden neben den subjektiven Selbsteinschätzungen der Patienten auch wichtige diagnostische Eckparameter erfasst, die für uns eine unabdingbare Grundlage für die erfolgreiche Führung der Patienten darstellen.“

Anbindung der Klinik
„HL7 stellt die Grundlage für jegliche Datenkommunikation im Gesundheitswesen dar. Daher haben wir für die Kommunikation mit allen Fremdsystemen diese Schnittstelle implementiert.“, so Martin Schüßler. „Darüber können wir nun die unterschiedlichen KIS- und PV-Systeme an die CCMS anbinden.“

Anbindung der Arztpraxen
„Eine besondere Herausforderung lag in der Anbindung der Arztpraxen an die CCMS.“ Marcus Wähner vom Modellservice des HNK² betreut die am Modell teilnehmenden Praxen und kennt die Problematiken sehr genau. „In den Praxen werden wir mit den unterschiedlichsten elektronischen Patientenakten konfrontiert, die häufig keine Anbindung von Drittanbieter-Software zulassen. Außerdem wird häufig aus Sicherheitsgründen auf einen Internetanschluss verzichtet.“ Um diese vielschichtige Problematik zu lösen wurde ein sehr pragmatischer Lösungsansatz gewählt. Die Praxen erhalten auf einem verschlüsselten USB-Stick eine kleine Anwendung, über die sie die nötigen Untersuchungsberichte ausfüllen können und anschließend ausdrucken können. Diese Ausdrucke werden anschließend an die CCMS gefaxt, wo sie dann automatisch verarbeitet, eingelesen und dem Patienten zugeordnet werden.

Case- und Taskmanagement mit Tablets
Die CCMS weist automatisch analog den Modellvorgaben, aber auch individuell getriggert dem Servicepersonal und insbesondere den einzelnen HerzNetzSchwestern Aufgaben zu. So werden diese z.B. daran erinnert, welche ihrer zugewiesenen Patienten aktuell zu besuchen sind bzw. welche anderen betreuungsrelevanten Aktionen zeitnah zu erfolgen haben. Die HerzNetzSchwestern bekommen diese Informationen auf ihren Tablets mobil zur Verfügung gestellt und darüber vor Ort auch alle wichtigen Patientendaten online abrufen bzw. die Besuchsdokumentation erfassen. Alle Informationen fließen automatisch wieder in die CCMS zurück, und werden ausschließlich dort gespeichert.

Selbstmonitoring der Patienten mit digitalem Stift
Eine wichtige Rolle nimmt der Patient in dem Versorgungskonzept des HerzNetzKöln² ein. Seine aktive und tägliche Teilnahme ist ein wichtiger Baustein der Versorgung. „Das Durchschnittsalter der Patienten im Modell beträgt ca. 70 Jahre. Es ist sehr schwer eine geeignete Technik zu finden, die von den Patienten akzeptiert und bedient werden kann und die zuverlässig die nötigen Informationen zur Verfügung stellt.“, so Martin Schüßler. Die Wahl hierfür fiel auf eine Technologie, die Ontaris schon seit Jahren im Bereich des Selbstmonitorings von Patienten mit Diabetes mellitus erfolgreich im Einsatz hat.

„Der Patient schreibt wie gewohnt mit einem Stift, der eine Kamera enthält, in sein Papiertagebuch mit dem kleinen Unterschied, dass die Daten über ein Mobiltelefon anschließend direkt in die CCMS verschickt werden.“ erläutert Schüßler das System.

Fazit
Das Fazit beider Projektpartner fällt entsprechend positiv aus:
„Wir haben mit der CCMS ein Werkzeug geschaffen, mit dem beliebige Prozesse und Modelle abgebildet werden können. Es lässt alle Zugriffsvarianten zu und bildet Dreh- und Angelpunkt in jeder modellbezogenen, individuellen Patientenversorgung. Das ist Patientenmanagement und Qualitätssicherung auf den Punkt gebracht“.

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HerzNetzCenter GmbH