Berner Ladenbau GmbH
Digitaler Montagenachweis mit Stift und Papier
Die Firma Berner Ladenbau aus Osnabrück realisiert hochwertig designte Laden-einrichtungen für ihre Kunden. 2011 suchte sie eine einfache, aber effizient arbeitende Lösung, mit der die durchgeführten Montagen beim Kunden zeitnah an die Unternehmenszentrale übertragen werden, zur zeitnahen Fakturierung, Erfassung der Mitarbeiterarbeitszeiten und automatischen elektronischen Archivierung der Montagenachweise. Gelöst wurde dies mit einem digitalen Stift, der auf normalem Papier schreibt und gleichzeitig das Geschriebene digitalisiert. Die Montagenachweise werden täglich vor Ort ausgefüllt und anschließend automatisch über ein Mobiltelefon an die Zentrale zur sofortigen Weiterverarbeitung verschickt.
Innovation, Qualität, Tradition: diese Werte haben Berner zu einem der leistungsfähigsten Ladenbauunternehmen Europas gemacht. Seit beinahe 100 Jahren realisiert Berner Ladenbau Bäckerei-, Café-, Gastronomie- und Einzelhandelslösungen auf höchstem Niveau.
Über 20 Teams sind bundesweit unterwegs
An dem Standort Osnabrück werden zentral die Ladeneinrichtungen produziert. Anschließend werden sie an die Niederlassungen von Berner Ladenbau zur Endmontage beim Kunden vor Ort, verschickt. Insgesamt sind zurzeit 20 Teams unterwegs, die produzierten Ladeneinrichtungen zu montieren. Neben den eigenen Monteuren sind auch noch Subunternehmer unterwegs, um Auftragsspitzen kurzfristig abzufangen.
„Von unseren eigenen Mitarbeitern die Montagenachweise zeitnah zu bekommen, war mit dem bisherigen technischen Equipment, bestehend aus Notebook und portalem Scanner sehr aufwendig“, so Wolfgang Franke, langjähriger IT-Leiter von Berner Ladenbau. „Die Arbeitseffizienz und die Handhabung waren dringend zu verbessern“.
Die Montagenachweise sind in mehrfacher Hinsicht elementar wichtig für das Unternehmen. Erik Krüger, der Kundendienstleiter im Hause Berner Ladenbau, bringt es folgendermaßen auf den Punkt: „Wir brauchen die Montagenachweise einerseits für die Abrechnung, aber vor allem benötigen wir sie auch um zu wissen, ob der Aufbau komplett abgeschlossen werden konnte oder ob noch Nacharbeiten ausstehen. Wenn wir das nicht rechtzeitig mitbekommen, hängt es in der Produktion und der Kunde ist sauer.“
Folgende zentralen Probleme forderten eine innovative Lösung:
- Die Montagenachweise benötigten im Regelfall 3-5 Wochen, vom Zeitpunkt der Montage beim Kunden, bis sie in Osnabrück zur Nachbearbeitung vorlagen.
- Nacharbeiten verzögerten sich, da der Vermerk auf dem Montagenachweis nicht bekannt war.
- Montagenachweise gingen verloren.
- Kunden konnte bei Rückfragen keine Auskunft gegeben werden, da die Montagenachweise noch bei den Monteuren waren.
Funktionsweise des EasyPen
Die zugrunde liegende Lösung ist eine Standardlösung der Wuppertaler Firma Ontaris GmbH & Co. KG. Sie übernimmt die Vorteile des bestehenden Papierprozesses (Leistung der Kundenunterschrift, Papier geht nicht kaputt und kann auch mal dreckig werden, es ist kein spezielles technisches Wissen des Monteurs nötig), beseitigt aber auf der anderen Seite die Nachteile des bestehenden Ablaufs.
„Die gesamte Lösung basiert auf dem von uns entwickelten „EasyPen-System.“, erklärt Martin Schüßler, Geschäftsführer bei Ontaris. Hierbei handelt es sich um eine standardisierte Lösung, die es ermöglicht, per Hand ausgefüllte Formulare zugleich auch in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Das Herzstück der Lösung ist ein Kugelschreiber mit integrierter Kamera (EasyPen), der die geschriebenen Informationen während des Schreibens digitalisiert und speichert. Durch ein spezielles Hintergrundmuster, das automatisch mit auf das Formular gedruckt wird, kann der Stift die Daten lesen und eindeutig zuordnen.
„Für den Anwender ändert sich bei unserer Lösung kaum etwas. Er schreibt wie gewohnt mit einem Stift auf seinem Papierformular, mit dem kleinen Unterschied, dass die Daten über ein Mobiltelefon direkt in die Zentrale verschickt werden“ erläutert Schüßler das System. Die digitale Erfassung der Informationen erfolgt dabei automatisch, ohne dass der Anwender etwas Besonderes berücksichtigen muss. Für die Anwender fallen aufwändige Schulungen und umständliches und fehleranfälliges Einarbeiten weg.
Das Handy übermittelt sofort und vollkommen automatisiert die empfangenen Daten über eine verschlüsselte Internetverbindung an einen zentralen Server. Dort werden die empfangenen Daten mittels eines Handschriftenerkennungssystems automatisch bearbeitet und stehen digital für beliebige EDV-Systeme zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Umsetzung der Lösung in der Praxis
„Für uns war das alles normal. Wir haben zwar immer wieder gesehen, dass der herkömmliche Papierprozess viele Lücken hat, aber der Einsatz von Notebooks kam aus Kostengründen und vom Handling auf der Baustelle nicht mehr in Frage“ erläutert Wolfgang Franke die Ausgangssituation. „Herr Schüßler beeindruckte mit seiner professionellen Präsentation. Das hat von Beginn an gepasst.“
Wichtig bei der Umsetzung und Einführung des neuen Systems war es, dass sich für die Monteure möglichst nichts am Arbeitsablauf ändert. „Gerade bei Subunternehmern hat man das Problem, dass man meist keinen direkten Zugriff auf die einzelnen Mitarbeiter hat um ihnen ein neues System zu erklären. Daran scheitert dann schnell der Einsatz einer neuen Lösung“, erklärt Herr Franke. Außerdem sollte sich die Lösung möglichst einfach und ohne großen Aufwand in die eigene EDV integrieren.
„Das Einsatzgebiet bei Berner Ladenbau ist der klassische Anwendungsfall, den wir mit unserem EasyPen-System abdecken“ erklärt Martin Schüßler. „Es kommt darauf an, die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter nur möglichst minimal zu verändern, weil andernfalls sehr schnell eine Ablehnung in Bezug auf ein neues System entsteht. Die Mitarbeiter draußen vor Ort haben im Normalfall keinen Vorteil von einer neuen elektronischen Lösung, sondern müssen sich meist nur mit einer neuen Technik rumschlagen, die nicht immer reibungslos funktioniert.“
Jedes Team ist mit Blanko-Montageberichten, einem EasyPen Set, bestehend aus einem digitalen Stift und einem Handy, ausgestattet. Die Montagen vor Ort dauern zwischen 2 und 5 Tagen und während dieser Zeit werden täglich die Arbeitszeiten und besonderen Vorkommnisse auf der Baustelle auf dem Montagenachweis eingetragen. Diese Daten werden am Ende der Montage, inklusive der Abnahmeunterschrift durch den Kunden, über das Mobiltelefon, durch das bloße Setzen eines Hakens auf dem Montagenachweis, automatisch über das Mobiltelefon verschickt.
Einige Minuten später laufen die Montagenachweise in einem zentralen Posteingang auf, wo sie dann sofort nachbearbeitet werden können, und an die verschiedenen Stellen weitergeleitet werden. Zum einen werden die Daten automatisiert an die Warenwirtschaft übertragen und die Montagenachweise als PDF automatisch archiviert. Offene Punkte können sofort bei den Monteuren telefonisch nachgefragt werden, da sie sich ja noch auf der Baustelle befinden.
„Das System ist der Knaller!“
„Die Einführung des Systems lief nebenher. Ontaris kümmerte sich um den Druck der Formulare, richtete das System ein und lieferte uns die Hardware. Am nächsten Tag mussten wir den Monteuren nur die neuen Blöcke in die Hand drücken, sie einmal einen Montagebericht ausfüllen und verschicken lassen und das war´s“, bringt Erik Krüger die Einführung auf den Punkt.
„Das System ist der Knaller! Jeder versteht es, jeder kann es bedienen und es ist 100% zuverlässig“ fasst Wolfgang Franke die Situation zusammen. „Das Team von Ontaris steht uns immer mit Ideen zur Verfügung, wenn wir neue Dinge mit dem System umsetzen möchten.
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